A számítógéppel és internetkapcsolattal rendelkező fiatalok körében népszerűek az úgynevezett üzenőszoftverek (MSN, ICQ, Skype), amelyek segítségével üzeneteket küldhetnek egymásnak - mindenféle költség nélkül. A programokat sok dolgozó is használja munkaidőben. Mit szólnak ehhez a munkáltatók? Az üzenőszoftvereket az internetezők többsége ismeri és alkalmazza, szinte nincs olyan számítógép, amelyről hiányozna az MSN, az ICQ, az AOL, vagy épp a Skype. Ez valahol érthető is, hiszen jóval olcsóbb, mint a telefon - maga a beszélgetés ingyenes, mindössze az Internet-használatért kell fizetni -, és ha úgy tetszik, akár tíz emberrel is lehet beszélgetni egyszerre - napi 24 órán át.
Mindez rendkívül csábítóan hangzik - legalábbis a felhasználók számára. A munkáltatók számára már kevésbé. Bizonyos vállalatok épp a fentiek miatt ódzkodnak az üzenőszoftverektől. Véleményük szerint ugyanis a dolgozók hajlamosak munkaidőben akár órákon át chatelgetni egymással. Persze a munkavállalók általában úgy védekeznek: ők tulajdonképpen nem beszélgetnek, hanem dolgoznak; egy feladat minél hatékonyabb megoldásáról tanakodnak.
Zavaró lehet a felugró ablak
"Aa kollégákat inkább hátráltatja a munkában a chatelés, semmint segítené. Rendkívül zavaró tud lenni, ha percenként felugrik egy beszélgetésre invitáló ablak, mikor épp munkájába mélyülve dolgozik a munkatárs. Különösen bosszantó lehet, ha nem éppen égetően sürgős információról van szó"- véli Péter Róbert, a gépalkatrészeket gyártó, forgalmazó és tanácsadással foglalkozó Bearings Kft. ügyvezetője.
Gyors ügyintézésre ott a mobil
"Az átgondolást, utánajárást igénylő gondolatokat, kérdéseket az e-mail hivatott a legpraktikusabban továbbítani. A hosszabb, kifejtést igénylő problémák megoldására, és a külföldi partnerekkel való kapcsolattartásra szintén az e-mail a leghatékonyabb. Ezeket a leveleket ki-ki munkafázisai között nyugodtan el tudja olvasni és megválaszolni. A gyors ügyintézésre, a sürgős válaszra váró kérdések feltevésére pedig tökéletes a mobiltelefon. Ráadásul mivel vállalatunknál cégen belül minden kolléga ingyen hívhatja egymást, így nem drágább, mint az interneten való chatelés. Ugyanakkor nem vesz el annyi időt, mint amennyit egy üzenet begépelése" - tette hozzá. A vállalat gépeiről egyébként nem elérhetőek a chatprogramok.
Ezzel azonban nem minden cég ért egyet. Ilyen a GE Hungary Rt. is, ahol szinte csak pozitívumot lehet hallani mind a munkatársak, mind a vezetőség részéről az üzenőszoftverekről.
Telefonálás közben is használható
"Vállalatunknál a Same Time nevezetű, az MSN-hez hasonló program használata engedélyezett, sőt, elvárt. Minden munkatárs gépére fel van telepítve, a vállalat 300 ezer dolgozója egyebek mellett e program segítségével kommunikál egymással" - avatott be Vass Anita, a cég HR-specialistája.
"A szoftver előnye, hogy lehet a kolléga akár Franciaországban, akár az USA-ban, látjuk, hogy épp elérhető-e vagy sem. És ennek függvényében azonnal fel is tudjuk vele venni a kapcsolatot. Ez abban az esetben különösen fontos, ha épp sürgős ügyben keresnénk, ő viszont nem elérhető a mobiltelefonján, mert például egy több órán át tartó telefonkonferencián vesz részt. Az üzenőszoftverrel viszont a hívás megszakítása nélkül tud válaszolni kérdésünkre. Emellett a programnak köszönhetően egyszerre akár több gond is megoldható. Lehetőség van ugyanis párhuzamosan öt vagy akár tíz kollégával is beszélgetni - sorolta az előnyöket a HR-specialista.
"Természetesen a nagyobb kaliberű problémákat mi is telefonon vagy e-mailben oldjuk meg. Ugyanakkor az apróbb megbeszélések lefolytatására sokkal hatékonyabb - és olcsóbb, különösen ha külföldi kollégáról van szó - az üzenőszoftver. Ráadásul amennyiben olyan feladaton dolgozik egy munkatársunk, amely valóban koncentrációt igényel, megvan a lehetősége, hogy a "kérem, most ne zavarjon" opciót kiválasztva ne fogadjon üzeneteket " - tájékoztatott Vass Anita.
A GE-nél egyébként a szoftveren keresztül csak a kollégák beszélgethetnek egymással - a családtagok, barátok nem érhetők el rajta.
Csak hozzájárulással ellenőrizhető
Adatvédelmi szempontból az ilyen jellegű üzenetváltásra ugyanazon szabályok vonatkoznak, mint amelyek az e-mailek munkáltató általi ellenőrzésére. Vagyis a munkaadó csak abban az esetben ellenőrizheti ezt a fajta kommunikációt, ha erről a munkavállalók tájékoztatást kaptak, és hozzájárulásukról biztosították a vállalatot.