A projekt koordinátor elsődleges feladata a projektmenedzsment szervezet koordinációs és adminisztratív feladatainak ellátása. Tevékenységét elsősorban a projektszervezetben, a projektek előkészítése és megvalósítása során keletkezett adminisztratív feladatok elvégzése jelenti az irányítására kijelölt projektmenedzser közvetlen irányítása és felügyelete mellett.
Feladatok:
- A projektszervezet munkájának összehangolása, projektfeladatok teljes körű adminisztrációjának kialakítása, kezelése (levelezés, iktatás, fedezetkezelő rendszer kezelése, site-on dolgozók támogatása).
- A projekt előkészítési- és a megvalósítási szakaszában a projekt menedzser támogatása a heti-, havi riportok elkészítésében, adatbázis-kezelés, ill. egyéb nyilvántartások vezetése, valamint a projektkönyvtár létrehozása, karbantartása, szerződések, engedélyek és egyéb projektdokumentumok archiválása.
- A projekthez szükséges beszerzési igények feladása, nyomon követése, teljesítés igazolások kiadása az alvállalkozó felé SAP rendszerben, a számlázás kapcsán felmerülő problémák rendezése pénzügy, kontrolling, treasury és beszerzés szervezetekkel, valamint a partnerekkel.
- Tárgyalások előkészítése, szervezése, dokumentálása.
- A projekt kötelezettségvállalásainak (határidők, órakimutatások, teljesítések, számlázások, stb.) folyamatos ellenőrzése és nyomon követése.
- Integrált változáskövetés keretében, folyamatosan aktualizálja a projekt valamennyi – külső és belső – változó adatait és dokumentációit és azok nyilvántartását.
- Lezárt projekt garanciát érintő dokumentumainak kezelése, nyilvántartása, archiválása.