Szinte mindenki, aki irodai munkát végez, kapta már magát azon, hogy csak ül, bámulja a monitort, és úgy érzi, haszontalanul teltek el órák az életéből, miközben toronyként magasodnak előtte a feladatok, és nem haladt velük semmit.

Hogyan tervezd meg a napodat, hogy hatékonyan pörgesd a munkát?

Ennek az egyik leggyakoribb oka az, ha rosszul szervezed meg a munkádat. Miként lehet jobban tervezni? Hogyan leszel képes a határidőket is tartani, úgy, hogy ne kellejen állandóan túlóráznod? Adunk néhány ötletet.


Tudatosan készülj!


Gondold át, mi mindent kell aznap megcsinálnod, kikkel kell beszélned, milyen hivatalos intézni valód akad, mikor lesznek a meetingek, és azokra hogyan kell készülnöd. Egy másik lényeges dolog az, hogy tarts rendet magad körül, mert akkor könnyebben és gyorsabban megtalálsz mindent, ami a munkádhoz kell.


Azokat a teendőket, amelyek aznap kevésbé fontosak, ütemezd át máskorra.


Munkatervezés: applikációkkal, szoftverekkel is


Legyen listád a teendőidről, vezesd például a telefonodon a naptár funkcióban, a Google Naptárban, vagy akár egy füzetben, esetleg asztali naptáron is, ha neked úgy kényelmes. Léteznek azonban ehhez olyan nagyszerű, napi és heti teendőket rendező alkalmazások is, mint amilyen az ingyenes Any.do. Desktopon és mobileszközön is használhatod, egyszerűen kezelhető, átlátható, feladatlistát készíthetsz vele, és naptárt is tartalmaz.


Vagy ott a Calendly, amelynek az alapfunkciói ingyenesen is elérhetők. Előnye, hogy szinkronizálhatod a Google Naptárral, az iClouddal vagy az irodai Outlookkal.


Megtévesztő neve ellenére nem csak bevásárláshoz használható a Remember The Milk, amelyben számtalan szempont szerint kategorizálhatjuk, címkézhetjük fel a teendőinket, majd ennek megfelelően könnyen, egy kattintással le is válogathatjuk őket napok, prioritások és rengeteg egyéb paraméter szerint.


Állíts fel fontossági sorrendet!


A feladatok nagy részénél az elsődleges szempont a határidő, vagyis az, mikorra kell elkészülnie. Gyakran elég e szerint tervezni, mit teszel aznap.


Ha a határidő nem lényeges, akkor a prioritási sorrendet az alapján érdemes felállítani, hogy minek az elkészítése vagy befejezése igényli a legtöbb odafigyelést, időt és erőforrást. Ezeket azért jobb hamarabb megcsinálnod, mert még frissebb fejjel láthatsz neki, így biztosan lesz rá elegendő energiád. Amint végeztél a legnagyobb/legkeményebb feladattal, könnyebben és gyorsabban kipörgetheted a kisebbeket.


Amikor nem számít a határidő, és a feladatok megoldása is nagyjából ugyanannyi idődbe és energiádba telik, akkor a legfontosabb feladat élvezzen előnyt, azzal kezdj.


Igyekezd elkerülni az üresjáratokat!


Ennek a legegyszerűbb módja az, hogy addig dolgozol a feladaton, amíg el nem készülsz vele, és csak utána pihensz.


Ha kíváncsi vagy arra, mivel telik a napod, egyszer tedd meg, hogy percre pontosan megméred, hogy mit mennyi idő alatt végzel el: hány perc megy el az ebéddel, a beszélgetésekkel, a kávé- vagy teaszünetekkel, mennyi időt töltesz a közösségi oldalakon, és mennyi idő valójában az, amikor úgy gondolod, hogy „na, csak ezt az egy cikket elolvasom, ez csak 5 perc”. Így már világosan látni fogod, hol folyik el az időd. (A mérésre a mobilod stopperórája ugyanúgy alkalmas, mint egy e célt szolgáló applikáció.)


A kalandozásokat a social media oldalakon és a chatelést a haverokkal drasztikusan csökkentheted, ha letöltöd a Forest nevű applikációt (iOS-en és Androidon is fut), ami blokkolja a telefonodon az értesítéseket.


Válaszd a feladathoz a leghatékonyabb munkamódszert!


Ha egymásra épülnek a feladatok, lépésenként haladj. Ha egy központi probléma köré épül, akkor ne vessz el a részletekben, hanem koncentrálj a legfontosabb kérdéskörre, és azt oldd meg először.


Segítesz magadnak az elmélyülésben azzal, hogy kizárod a külvilágot


Átlagosan negyedóra kell ahhoz, hogy ráhangolódjunk egy munkára – ezután amint belemerülünk, és érezzük, hogy elkap bennünket a flow, roppant kellemetlen tud lenni, ha időről időre félbeszakítja valami ezt az áramlást. Ez lehet egy hangosan telefonáló kolléga, utcai zaj, a mi okostelefonunk pittyegése, a gépünkön a beállított hangos értesítések sora, a szomszéd irodából pletykák reményében átjáró munkatárs stb.


A legegyszerűbben úgy zárhatod ki a külső ingerek egy részét, hogy fülhallgatóval zenét hallgatsz. Olyat, ami lehetőleg nem szöveg központú, hanem inkább instrumentális. Hogy ez heavy metal, elektronikus zene, klasszikus zene vagy éppen jazz, az attól függ, melyik adja meg számodra a munka ütemét, és mi az, ami nem felizgat, hanem megnyugtat. A fülhallgató ugyanakkor azt is jelzi a környezeted számára, hogy most jobb, ha nem zökkentenek ki téged.


Ha felszabadul az időd, fordítsd arra, hogy a következő napodat vagy hetedet előkészíted!


Amikor előre dolgozol, akkor felpörgeted a következő munkanapot. Rövid és hosszú távon is sokkal hatékonyabbnak fogod érezni magadat.


Hogyan keress állást?


+ indíts egy álláskeresést a kívánt pozíciónév/készség és a város megadásával, majd pályázz az állásokra
+ állíts be e-mailes állásértesítőt, hogy elsőként értesülhess a keresési feltételeidnek megfelelő,     friss állásokról (e-mail címedet a találati listában a jobboldali oszlopban adhatod meg)
+ töltsd fel önéletrajzod - így a munkaadók is megkereshetnek állásajánlataikkal

 

« Összes hírünk