A céges mindennapok része az értekezlet, divatos nevén meeting. Látszólag könnyű levezetni és részt venni rajta, ám hatékony megbeszélést tartani, nem egyszerű. Készülés, a célok meghatározása nélkül könnyen parttalan vitába fulladhat a céges megbeszélés. Sok függ a levezető személyétől, a résztvevők számától, a helyszíntől az időponttól. Vezetői tanácsadókat kérdeztünk az értekezletvezetés fortélyairól.
A vázlatról sem szabad elfeledkezni
Lipcsei András azt is hozzátette: a kezdés előtt mindenképpen tisztázni kell az adott meeting témáját, célját, kiváltképp, ha az nem képezi a napi rutin részét. A meeting "levezénylőjének" tudnia kell: mit, milyen időkeretek között szeretne elmondani. Az értekezlet szerkezetének jobb átláthatósága miatt ezért ajánlatos felkészülni, vázlatot készíteni. Ezzel elejét lehet venni a meetingek indokolatlan elnyújtásának.
Honnan hová szeretnénk eljutni
Mindemellett fontos szempont a rendszerezettség. Már a meeting elején célszerű tisztázni, honnan, hova szeretnének eljutni a résztvevők. Ennek érdekében a vezető jó, ha az értekezlet alatt írásban rögzíti az elhangzott lényeges momentumokat. Az elhangzott blokkok végén célszerű összegezni, hol tartanak éppen a megbeszélésben. Torma Kálmán úgy látja: a céges értekezletek egyik gyakori hibája, hogy a meeting vezetője nem biztosítja a kollégák felszólalásának lehetőségét. Emellett a meetingen elhangzó témák, feladatkörök felelőseit is ki kell jelölni, amit a meetingek vezetői sokszor elmulasztanak megtenni.
Az ideális meeting nem tart tovább egy óránál
Torma Kálmán, a Cegos Tanácsadó és Tréning Kft. vezető tanácsadója a céges meetingek optimális hosszát egy órás időtartamban adja meg. "A fél órás meeting sok esetben nem elegendő egy-egy téma bővebb kifejtésére. A tanácsadó azt is elárulta: különösen indokolt esetben lehet szó 3 órás maratoni meeting-ekről. Ám ilyenkor célszerű a meetinget megszakítani óránkénti szünetek közbeiktatásával.
A fogalmak tisztázására is szükség van
A meetingek fontos vonásai közé tartozik: az esetek többségében különféle pozícióban lévő kollégák - értékesítési területeken dolgozók, logisztikusok, pénzügyesek - részvétele mellett zajlik, akik a munkakörük jellegzetességeiből fakadóan különböző szempontból közelítenek meg bizonyos problémákat. Az áttekinthetőség miatt a meeting vezetőjének a különféle területen dolgozó résztvevők érdekében a fogalmakat is tisztáznia kell - mondja Lipcsei András.
Időzítés, helyszín, segédeszközök
Lipcsei András azt tapasztalta: a meeting megfelelő időpontjának kiválasztására eltérőek a vélemények. Egyesek szerint ideális a hétfő vagy kedd reggel, amikor a munkatársak frissebbek, kipihentebbek. Mások éppen ellenkezőleg, a hét második felére, vagy a munkanap holt idejére eső időszakokat választják. A döntés indoka többnyire, hogy mindenki ilyenkor ér rá. A hét vége felé időzített meeting mellett szól: ilyenkor még a máskor bőbeeszédű munkatársak sem bocsátkoznak parttalan szónoklatokba.
A meeting helyszíne is témafüggő
A meeting helyszínének kiválasztása sokszor a téma függvényében alakul: lehet tárgyaló, irodahelyiség, szálloda hallja, stratégiai megbeszélések esetén akár étterem is. Nagyüzem területén is tartható, ha legalább egy, akár üvegfallal leválasztott helyiség is rendelkezésre áll.
Üzleti folyamatok bemutatása szemléltetőeszközökkel
A prezentációs eszközök-multimédia, flipchart, írásvetítő, folyamatábrák használata színesebbé teheti a megbeszélést. Egyes helyzetekben - például bizonyos termelési folyamatok, tendenciák bemutatásában - nélkülözhetetlen használatuk. Lipcsei András mindenesetre fontosnak érzi megjegyezni: óvakodni kell a kisebb körben zajló céges meetingek "túltechnologizálásától." A prezentációs eszközök túlhangsúlyozása ugyanis egyes helyzetekben fölösleges, sőt nevetséges is lehet.
Az értekezlet lezárásához is érteni kell
A meetinget lezárni is tudni kell. A meetinget tartó az esemény végén mindig vegye vissza a szót. Ilyenkor egy rövid visszatekintés formájában érdemes összegezni, hogy a résztvevő felek honnan hová jutottak el. Ilyenkor kell meghatározni az értekezlet eredményeként kialakult tennivalókat, felelősök megnevezésével és határidők felállításával. Az értekezlet végén fontos megemlíteni a következő megbeszélés helyét, pontos idejét, valamint tanácsos a levezető személyét meghatározni.