Milyen szempontokat tartsunk szem előtt, ha értekezletre készülünk? Milyen módszerekkel lehet a legtöbbet kihozni belőle? Hogyan kezeljük a váratlan helyzeteket? Többek között erről kérdeztük Szatmáriné dr. Balogh Mária, munkatanácsadó szakpszichológust, a Convictus-Consult Kft. ügyvezetőjét és Kmetty Józsefet, a Kürt Rt. vezérigazgatóját.Szatmáriné Dr. Balogh Mária elmondta, a vállalati értekezlet összehívása előtt a vezetőnek át kell gondolnia, milyen célból hívja össze a csapatot, kiket hív meg, milyen tematika alapján haladnak, és milyen háttéranyagra van szükség a hatékony munkához.
Megegyezés az induláskor
Az értekezlet elején célszerű "szerződést" kötni a csoporttal a megbeszélés céljáról, fontosságáról, menetéről, a rendelkezésre álló időkeretről, a hozzászólások kommunikációs módjáról. Érdemes megkérdezni a megjelenteket, hogy kinek van javaslata más, aktuális témákra és mennyi időt kér hozzá.
Fontos, hogy minden érintett jelen legyen, egyébként nehezen születik döntés vagy nagy a rossz döntés meghozatalának az esélye.
Használjunk szemléltető eszközöket
Növeli az elmondott tartalom megértését, ha nemcsak szóban adják át az információt, hanem grafikonokkal, diagramokkal szemléltetnek. Termelési folyamatok, fejlődési trendek megértésében a vizualizálás különösen fontos szerepet kap.
Az értekezleten kulcsszerepe van a levezetőnek. A jó moderátor visszafogja az állandóan hosszan hozzászólókat, és kikéri azoknak a véleményét is, akik nem szívesen vagy nagyon keveset beszélnek.
Személyeskedés, hatalmi játszma: kihívás a levezetőnek
Csökkentheti az értekezlet hatékonyságát, ha a tartalom helyett a csoport önmagával foglalkozik. Ekkor személyeskedés, hatalmi játszmák, egyes tagok fontoskodása, a tárgyhoz nem kapcsolódó hozzászólások kerülnek előtérbe. Ilyenkor érdemes az ülés előtt vagy közvetlenül utána négyszemközt tisztázni a témától eltérítő viselkedés okát és a szükségleteket, valamint a lehetséges, megnyugtató viselkedések módját és az értekezlet vezetésére vonatkozóan felvetődő újító javaslatokat.
Sok vezető járatlan a csoportfolyamatok kezelésében. Önismeret, társas készségek, és csoportdinamikai ismeretek szükségesek a zavaró folyamatok kezeléséhez, amelyeket kommunikációs és moderációs tréningeken lehet elsajátítani.
Jegyzőkönyv vagy emlékeztető
A megbeszélésekről emlékeztetőt vagy jegyzőkönyvet mindig célszerű készíteni. Szó szerinti jegyzőkönyv készítése akkor ajánlott, ha olyan tárgyalásról van szó, amelyben a megállapodás megszületésének a folyamata is fontos, és minden szó jelentőséggel bírhat. Ilyen lehet például az érdekképviseletekkel való egyeztetés. Más esetekben elegendő a rövid emlékeztető, amely a megállapodást, a kiosztott feladatokat, a felelősöket és határidőket tartalmazza. A tapasztalatok alapján nem tanácsos a levezetőnek írni az emlékeztetőt, mert sok felé kell figyelnie, inkább írja egy másik munkatárs, amelyet az elnök a lejegyzés végén ellenőriz - jegyezte meg Szatmáriné dr. Balogh Mária.
Meeting a gyakorlatban: Reggel 7 órakor vezetői értekezlet
Heti több értekezletet tart Kmetty József, a Kürt Computer Rt. vezérigazgatója:
"Körülbelül egy évvel ezelőtt, amikor a Kürtnél jól érzékelhetően egyre több és hosszabb értekezlet már kezdte fenyegetni a hatékonyságunkat, időnyilvántartási rendszert vezettünk be. Azóta minden megbeszélés időtartamát és hatékonyságát mérjük. A számok azt mutatják, hogy megfelelő szervezéssel, alapos előkészítéssel, a cél pontos meghatározásával 25-30 százalékkal lehet csökkenteni a megbeszélések időtartamát", mondta a vezérigazgató.
A számítógépes adatmentéssel és informatikai tanácsadással foglalkozó Kürt Rt-nél fajta értekezletet tartanak, melyek közül az egyik a kedden reggel 7 órakor kezdődő vezetői értekezlet.
Kör-emailben egyeztetett menetrend
"Azért tettük erre a szokatlanul korai időpontra, mert napközben nehéz volt mindenkinek alkalmas időpontot találni. Ez az időpont részévé vált a heti időbeosztásunknak, senki sem mondhatja le. A vezetői meeting általában két órán át tart: egy nappal korábban délután öt óráig kör-emailben egyeztetjük a menetrendet", magyarázta a vezető. A menetről megjegyezte: "Az első 45 perc kötött, a többi részre javaslatot tehetnek a megbeszélés résztvevői. Ha valaki új témát ajánl, meg kell adnia, igényel-e döntést, és mennyi ideig lenne szükséges erről beszélni. Amennyiben döntés is szükséges, gondoskodnia kell megfelelő háttéranyagról. Nagyon sok adatot a könnyebb követhetőség kedvéért grafikonon jelenítünk meg, és a tervtől való eltérés okait keressük."
A Kürtnél az értekezletekről két jegyzőkönyv készül. Az egyik, a bővebb, a vezetők részére, míg egy másik változatot a cég minden alkalmazottja megkap.
"Cégünknél az értekezlet másik formája a minden hónap első csütörtökén délután 4-5 óra között megrendezésre kerülő vállalati megbeszélés, melyen a Kürt Rt. minden alkalmazottja részt vesz. Ekkor tartjuk a születésnapokat, és ekkor bárki kérdezhet a vezetéstől is."
Kmetty József az értekezletek buktatói között megemlítette a túl hosszú hozzászólásokat, melynek kezelésére egyedi módszert dolgozott ki: "Korábban egy tojásfőző csengőt hoztam be, amelyet minden felszólalásnál újra indítottam. Nagyon viccesnek találták a kollégák, amikor néhány bőbeszédű munkatársnál megszólalt, ám fegyelmezőleg hatott, mostanra betartják az időkeretet."
45 perc után lankad a figyelem
A két szakember javaslatán kívül még számos hasznos tanács található különböző oldalakon. A humán tanácsadással és továbbképzések tartásával foglalkozó német Haufe Akademie összeállításában például a következő tippek szerepelnek: A meeting ne tartson tovább a rendes munkaidőnél, egyébként csökkenti a motivációt és növeli az elégedetlenséget, ha a pihenőidőben is a tárgyalóban kell ülnie a dolgozónak. Ha felkészületlenek a résztvevők, a levezető inkább szakítsa meg vagy tegye más időpontra a megbeszélést.
Általában 45 perc meeting után 75 százalékra csökken a munkatársak koncentrációja, ezért ennyi idő után célszerű 5 perc szünetet tartani. Persze ez csoportonként, munkatársanként változhat, itt a levezető tapasztalatán, mérlegelésén múlik a pihenő időpontja és hossza. Ha újabb napirendi pont kerül a megbeszélendők közé, rendeljünk hozzá időtartamot is.
Az időgazdálkodásra a 60-20-20-as formulát adja az akadémia: A meetingre szánt idő 60 százalékában intézzük el a legfontosabbakat, 20 százalékot tartsunk fenn előre nem látható kérdések megbeszélésére és további 20 százalékot szünetekre, nem tartalmi elemek megbeszélésére, szünetekre.
Tanácsok a hatékony értekezlethez:
- Cél, érintettek, időpont, időtartam meghatározása
- Háttéranyag elküldése időben
- Segédeszközök beszerzése
- Vizualizálás (grafikon, diagram)
- Menetrend, tematika, hozzászólások rendje
- Jegyzőkönyv, emlékeztető (ne a levezető írja)
- A feladatokhoz felelősök, határidők, eszközök hozzárendelése
- Moderátori szerep: visszafogni a fecsegőket, szóra bírni a hallgatókat